ההיפך מלשכוח זה ...
כשאנחנו כצרכנים פונים אל עסק גדול, אנו מדברים עם שירות הלקוחות של אותו עסק. בשירות הלקוחות יושבים עובדים שכל תפקידם לדבר עם הלקוחות, ולהעביר את המידע אל העובדים האחרים, אלה שיעשו את העבודה.
במצב כזה ברור לארגון כמו גם לנציגי שירות הלקוחות שיש לרשום את תוכן השיחה, כדי שאיבוד המידע יהיה מינימלי
ומה קורה בעסק האישי?
כיוון שבעסק כזה נציג שירות הלקוחות הוא גם קובע תקנון העסק, וגם מבצע העבודה, ייתכן מאד שבמהלך השיחה עם הלקוח תהיה הגמשה של הנהלים או שינוי מחירים, ונוסף על כך, לא יבוצע רישום של הסכם זה
כי המחשבה היא שמי שדיבר גם עושה ולכן יזכור את תוכן השיחה
הבעיה היא שהמציאות טופחת על פני "זוכרים" רבים (בעלי עסקים כמו גם גברים נשואים), ומוכיחה שוב ושוב את חשיבות רישום המידע
זמינות, נגישות ונוחות הרישום
חשוב שיהיה לנו קל ונוח לתעד, כי אחרת נתייאש ונפסיק
חשוב שאמצעי הרישום יהיה זמין ונגיש עבורנו בכל מקום בו אנו עשויים לקבל פניות מהלקוחות
יש לזכור כי בניגוד לאנשי שירות הלקוחות של עסק גדול, אשר יכולים להקדיש זמן ללמידת תוכנת רישום מסובכת, ואשר התוכנה זמינה ונגישה עבורם כל המשמרת, בעל עסק אישי לא נהנה מנוחות זו וצריך להקפיד על תכונות אלה.
אגב, גם פנקס/מחברת הצמוד אליך ייתן מענה לסעיף זה
נוחות שליפת המידע
הפן השני של הרישום הוא שליפת המידע
גם כאן חשוב לנו שהמידע יהיה זמין ונגיש בכל מקום בו אנו עשויים להזדקק לו
חשוב שיהיה לנו פשוט למצוא אותו ולקרוא אותו.
במקרה הזה מחברת כנראה אינה פתרון מספק, כיוון שקשה למצוא בה את המידע, וגם כיוון שמהר מאד המידע יתפרס על מספר מחברות ואז סיכוי סביר שהמחברת שנזדקק לה היא זו שאינה נגישה לנו ברגע זה
ההמלצה שלי היא תוכנת ניהול לקוחות אינטרנטית, שעובדת גם בטאבלטים, ושתרכז את כל המידע, תאפשר לנו למצוא במהירות ובקלות נתוני לקוח, ותאפשר בקלות להזין מידע חדש.
תזכרו
ההיפך מלשכוח זה ..... לרשום!